BAB II

PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN

Pasal 8

Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak ketiga.

Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Yang dimaksud dengan "sesuai dengan kebutuhan perusahaan" adalah bahwa walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.

Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini, misalnya harus menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apabila catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf Latin dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan tersebut dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Penjelasan:
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia, kecuali baik karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.

Pasal 9

Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.

Penjelasan:

Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Pasal 10

Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat catatan.

Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana lainnya.

Penjelasan:
Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu untuk memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas, misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.

Pasal 11

Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung admi-nistrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun.
Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.

Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.

Penjelasan:
Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan.

Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.

Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.

Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.

Penjelasan:
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.