Pasal 12

Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.

Penjelasan:
Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna "kepentingan nasional" apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, misalnya rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen Nasional, Mesjid Istiqlal.

Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.

Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

Yang dimaksud dengan "masih mengandung kepentingan hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.

Pasal 13

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah.

Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.

Pasal 14

Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.

Penjelasan:
Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat:

Penjelasan:
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 15

Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.

Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.

Penjelasan:
Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", "dalam hal tertentu" dan "untuk keperluan tertentu" misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara.

Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.

Pasal 16

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.