BAB IV

PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN
 

Pasal 17

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.

Penjelasan:
Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a.

keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemindahan;
b.

keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan
c.

tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima pemindahan. Yang dimaksud dengan :
 
-

"unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
-

"unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.

 Pasal 18
(1)

Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
 

Penjelasan:
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Apabila ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan.
(2)

Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
 
a.

keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
c.

tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.
(3)

Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
 

Penjelasan:
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang bersangkutan.

Pasal 19
(1)

Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
(2)

Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.
 

Penjelasan:
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
(3)

Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:
 
a.

pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau
b.

pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.

Pasal 20

Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan ayat (4).

Penjelasan:
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 21
(1)

Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
 
a.

keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan-nya pemusnahan;
b.

keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c.

tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
(2)

Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.

Pasal 22

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
 
NOMOR 8 TAHUN 1997